Page 5 - krant week 09

5

Tips en tricks We vergaderen steeds meer online en zelfs als corona

voorbij is, zal het online vergaderen niet verdwijnen. Zo
voor online langzamerhand raken steeds meer mensen bekend met de

mogelijkheden. Toch zijn er ook handigheidjes die niet bij

vergaderen iedereen bekend zijn. De KNMO heeft de mogelijkheden
voor je op een rij gezet. Mis je iets? Laat het dan weten via
kennisbank@knmo.nl.

zie je de optie ‘share screen’, hier kun
je het scherm van je computer delen
Foto: Chris Montgomery for Unsplash als je bijvoorbeeld een presentatie
wilt laten zien. Als je erop klikt, zie
1. Kom op tijd! je de diverse opties. Meestal zul je
Zorg dat je iets voor de meeting het scherm delen waar je achter zit.
inlogt. Je hebt dan tijd om te zorgen De andere deelnemers zien wat jij
dat je met beeld en geluid aanwezig ook ziet. Sluit daarom programma’s
bent. waarvan je niet wilt dat anderen ze
zien.
2. Gebruik een laptop, pc of iPad
en niet je telefoon 11. Veiligheid
Natuurlijk kun je via je telefoon wel Zeker toen online vergaderen
een zoom meeting bijwonen, maar nieuw was, hoorde je veel over de
dan heb je niet alle dezelfde moge- veiligheid. Er waren vergaderingen
lijkheden, je hebt bijvoorbeeld niet waar plotseling pornobeelden
alle deelnemers aan de vergadering werden gedeeld.
in beeld. Dit voorkom je door de link
voor een vergadering alleen
3. Gallery view of speaker view met deelnemers te delen en de
Rechtsboven in je scherm vind je deelnemers eerst in een wachtkamer
de mogelijkheid om te switchen te zetten, dan weet je wie je
tussen gallery view en speaker view. binnenlaat.
Bij zoom kun je het beeldscherm Degene die de vergadering ‘host’
namelijk op twee manieren in beeld kan ervoor kiezen dat deelnemers
brengen. Bij speaker view zie je de- 6. Door elkaar heen praten. bijvoorbeeld als je een link wilt de- een password moeten gebruiken.
gene in beeld die het woord heeft. Bij Zoom geeft één persoon tegelijk het len. Je kunt berichtjes naar een van Als iedereen aanwezig is, kun je als
gallery view zie je alle deelnemers woord. Dat maakt online vergaderen de deelnemers sturen, bijvoorbeeld host bij security op ‘lock meeting’
aan een meeting, tot een maximum wat lastiger. Hier heeft de voorzitter als je kort iets wilt overleggen. klikken, dan kunnen er geen
van 25. Bij degene die het woord een belangrijke taak. In het midden nieuwe deelnemers binnenkomen.
heeft verschijnt een gekleurd lijstje onder in het scherm staan nog aller- 8. Opname maken van de Ongewenste gasten kun je
op het beeld. lei opties. Een daarvan is reactions. vergadering verwijderen door bij participants
Met de functie record neem je de met de muis over de naam te gaan en
4. Zet je microfoon op mute vergadering op. Dat kan handig zijn op remove te klikken.
Links onderin je scherm zie je een als je notulen moet maken of als
microfoontje en een camera staan. Doe geen dingen iemand de vergadering wil terug- Etiquette
Die kun je in- en uitschakelen door zien. Linksboven in het scherm kun Eigenlijk kunnen we hier kort over
erop te klikken. Als je je microfoon die je ook niet zou je zien of een vergadering wordt op- zijn: beschouw een zoom meeting
uitzet, staat er een rood streepje genomen. als een echte vergadering. Doe geen
zie je rechtsboven in de hoek ‘mute’ doen als je fysiek 9. Achtergrond fysiek bij elkaar bent.
door. Als je op je eigen beeld klikt, dingen die je ook niet zou doen als je
of ‘unmute’ staan. Ook hier kun je Omdat je meestal van huis uit • Ga niet in je joggingbroek achter
de microfoon aan en uit zetten.Zet bij elkaar bent zoomt, zien anderen een stukje privé de computer te zitten (de bur-
je microfoon uit tijdens een vergade- van je. Misschien vind je dat niet erg, gemeester van Antwerpen zat in
ring, zodat andere deelnemers geen het kan ook wel wat toevoegen. Als z’n onderbroek achter de camera,
achtergrondgeluiden horen. Ook als Je kunt hier een handje opsteken als je dat niet wilt, kun je voor een an- maar vergat de grote spiegel achter
je zelf oortjes in hebt, wordt alle ge- je wat wilt zeggen. Dat kan iedereen dere achtergrond kiezen. Linksboven zich);
luid in je omgeving opgevangen. zien en de voorzitter kan jou dan het in de hoek van je scherm staat een • Richt je op de vergadering en doe
woord geven. groen embleem. Als je daarop klikt, geen andere dingen tussendoor;
5. Gebruik van de camera Je kunt een duimpje opsteken, dit kun je rechtsboven naar instellingen. • Zet andere programma’s uit, zodat
Het is wel zo aardig om je camera kun je gebruiken om aan te geven Bij Background en Filters, Virtual je niet gestoord wordt door mel-
aan te zetten, dan heb je nog een dat je het ergens mee eens bent. Backgrounds kun je een via + ach- dingen;
beetje het idee dat je elkaar echt ont- Je kunt zelfs digitaal applaudisseren tergrond toevoegen. De achtergrond • Voor eten en drinken geldt ook dat
moet. Als je de andere deelnemers en er zijn andere emoticons die je moet een afmeting hebben van 16:9 je dat net zo doet als tijdens fysieke
aankijkt, lijkt het juist of je van ze kunt gebruiken. of 1920×1080 pixels. Je kunt die vergaderingen. Je kunt best afspre-
wegkijkt. Kijk als je aan het woord achtergrond bijvoorbeeld in Canva ken om een ontbijt- of lunchverga-
bent recht in de camera. Ga niet 7. Chatfunctie maken en het logo van de organisa- dering te organiseren.;
voor een raam of lichtbron zitten, de Zoom heeft ook een chatfunctie. Die tie waarvoor je de meeting bijwoont • Zorg dat mensen elkaar kennen,
andere deelnemers zien dan alleen je staat niet bij iedereen standaard aan, verwerken. doe eventueel een voorstelrondje;
silhouet. Zet de camera op de goede het is dus goed om af te spreken of • Ben jij organisator van de vergade-
hoogte, zodat mensen niet van on- je die wel of niet gebruikt. Je kunt 10. Presentatie laten zien ring, sluit dan pas af als iedereen
deraf tegen je aankijken. berichtjes naar de hele groep sturen, Onder in het midden van je scherm weg is.