Leden werven en binden: een vak apart

TEKST EN FOTO: REDACTIE KLANKWIJZER

De ruimte in Fontys Academy of the Arts in Tilburg die de organisatie voor deze eerste sessie heeft gereserveerd, is nogal krap bemeten. Waar we ook op vergelijkbare bijeenkomsten in den lande komen, workshops over werven en behouden van leden scoren altijd goed. Toch moet coach Marleen van Engelen al meteen in haar introductie de verwachtingen temperen. “Ik kan jullie probleem niet in drie kwartier oplossen. Je kunt niet zomaar een blik vrijwilligers opentrekken.”

Het duurzaam binden van vrijwilligers aan je vereniging is heden ten dage een groot dilemma. Dat geldt niet alleen voor de muziekwereld, maar ook voor andere sectoren van vrije tijdsbesteding. Leden binnenhalen is al lastig, ze voor een langere termijn behouden is mogelijk een nog grotere uitdaging. Om wat makkelijker aanknopingspunten te vinden, zou je het thema van de workshop ook kunnen omdraaien, meent Marleen. “Hoe jagen we alle vrijwilligers bij de vereniging weg?” Een rondvraag onder de deelnemers aan de workshop leert dat het antwoord daarop aanmerkelijk eenvoudiger is. ‘Niet gehoord worden’, ‘te veel werkdruk’, ‘bestuur wil alles doordrukken’, ‘geen ruimte voor eigen inbreng’, ‘geen erkenning krijgen’, ‘niet in gesprek gaan met elkaar’, ‘geen visie hebben’, ‘geen persoonlijk contact’… Het is slechts een greep van de vele reacties die voorbijkomen.

CIRKEL VAN BETROKKENHEID
Omgaan met leden is een vak op zich. Je dient er tegenwoordig haast een zorgvuldig uitgestippelde procesbeschrijving voor op na te houden. Marleen tovert het plaatje van de cirkel van betrokkenheid op het scherm. Dat model geeft aan hoe mensen ten opzichte van de vereniging staan. De buitenste ring geeft je doelgroep weer: mensen die nog geen lid zijn van de vereniging, maar mogelijk wel belangstelling hebben in je activiteiten. Concertbezoekers, sympathisanten, donateurs of volgers op social media. De truc is nu om deze potentiële leden binnen te halen om ze vervolgens richting de kern van de cirkel te laten opschuiven. Dat gaat stapje voor stapje. Op een kandidaat uit de buitenschil afstappen met de vraag ‘wil je voorzitter van onze vereniging worden?’ is daarom niet zo’n slim idee. Het bouwen aan een duurzame relatie is een proces van lange adem. Wie eenmaal via de buitenste ring lid is geworden van de vereniging zal zich in eerste instantie als afnemer gedragen. In de wereld van de muziek vertaalt zich dat in iemand die puur komt om muziek te maken, zonder zich op een andere manier betrokken te voelen bij de club. De volgende stap is die van afnemer naar betrokken lid. Iemand die zich thuis voelt in de vereniging, zich sociaal betrokken toont en mee wil doen met de activiteiten van de vereniging. Wie eenmaal in die ring is beland, zou je ook eens kunnen benaderen om zich te willen inzetten voor een bepaalde afgebakende taak. Bijvoorbeeld om mee te werken aan een tijdelijk project. Volgens de cirkel van betrokkenheid heet zo iemand een (flex)vrijwilliger. Uit die groep komen tenslotte ook de kartrekkers, de kleine harde kern van mensen die zich eigenaar voelen en bereid zijn om een breed takenpakket op zich te nemen. “De ervaring leert dat ieder stapje vooruit in de cirkel van betrokkenheid een jaar duurt”, weet Marleen.

CONTACT
Binnen dat hele traject speelt het hebben van echt goed onderling contact een cruciale rol. Ook dat gaat niet van de ene op de andere dag. Een goede relatie bouw je op. Ook daarvoor heeft Marleen een visuele cirkel bij de hand. Die begint met ‘elkaar leren kennen’. Bij nieuwe leden is het van groot belang dat ze zich vlug thuis voelen bij de club. Spreek bijvoorbeeld in het bestuur af dat je met  personen die je nog niet goed kent gaat speeddaten om ze beter te leren kennen. Vraag naar zijn drijfveren. Waarom heeft hij zich aangemeld als lid? Wat doet hij nog meer in zijn vrije tijd? “Want”, zegt Marleen, “ergens voor de eerste keer naar binnen lopen is voor iedereen spannend. Zorg voor een warme landing.” De volgende fase is ‘elkaar mogen’. Je kent elkaar inmiddels, groet als je elkaar tegenkomt, drinkt na afloop van de repetitie met elkaar een drankje en informeert naar de persoonlijke omstandigheden. Een 100-dagenbeleid is daarbij een goed middel: wat vind je er nu na een maand of drie van? Dat leidt tot een volgende stap: ‘elkaar vertrouwen’. Je deelt informatie over de uitdagingen waar de club voor staat. Zo werk je langzaam maar zeker toe naar de ultieme fase: ‘elkaar gunnen’. Het lid geeft aan ideeën te hebben die bijdragen aan de ontwikkeling van de vereniging en toont zich bereid hierbij te helpen. Als je zover bent, ben je ver genoeg. Maar dat is vaak een weg van lange adem.

Op de foto: Het symposium Toekomstmuziek werd geopend door leerlingen van de Young Musicians Academy van Fontys Tilburg.