Hoe straks verder? TacT Muziek opent online adviesservice

(advertorial)

Het coronavirus heeft de hele samenleving ontregeld. Dat merkt inmiddels iedereen in ons land. De maatregelen, die overigens terecht zijn, hebben er toe geleid dat alle muziekverenigingen in Nederland hun activiteiten hebben moeten neerleggen. Dit wil overigens niet zeggen dat ze stil zijn. We zien om ons heen tal van goede initiatieven om toch actief met onze hobby muziek maken bezig te zijn.

Maar hoe ga je hier als bestuurder van een vereniging nu goed mee om? Aan de ene kant kunnen we niet wachten om weer aan de slag te gaan om samen muziek te maken en op te treden. Anderzijds heerst er wellicht onzekerheid hoe nu verder? Voel je gesteund in het feit dat geen enkel(e) verenigingsbestuur(der) hierop een pasklaar antwoord heeft.

Vooralsnog lijkt de huidige situatie nog wel even te duren. Maar mochten we binnen niet al te lange tijd ‘de muzikale draad’ weer kunnen oppakken, gaan we dan weer op dezelfde voet verder? Blijven we de dingen doen zoals we ze deden òf pakken we juist dit moment aan om veranderingen door te voeren?

Juist nu helpt het bestuurders om de vraag te stellen ‘wat is ook weer dé bedoeling van onze muziekvereniging?’ Begin bij de dingen die goed gaan binnen de vereniging en bedenk waar je als eerste mee aan de slag gaat nu, binnen een 1,5 meter samenleving of na de intelligente lockdown.

TacT Muziek zit regelmatig aan de bestuurstafel van muziekverenigingen. De gesprekken worden vaak gehouden met bevlogen bestuurders met een goed hart voor de vereniging. We kunnen met recht zeggen dat in het algemeen geen enkele bestuurder iets verkeerd doet. Dat is mooi zou je zeggen maar toch weten diezelfde bestuurders zelf ook vaak heel goed te benoemen wat niet goed gaat binnen de vereniging of dat de huidige situatie niet voldoet aan de verwachting. Hoe komt dat nu eigenlijk?

Uit gesprekken met bestuurders blijkt dat veel verenigingen worden gerund op basis van het uitvoeren van praktische taken en klussen binnen de verenigingsorganisatie. Een kort algemeen beeld. Het bestuur vergadert en zorgt (kort gezegd) voor het algehele ‘reilen en zeilen’ binnen de club. Vaak zijn er binnen een vereniging tal van commissies die het bestuur ondersteunen bij de organisatie en uitvoer van de taken en klussen. Gelukkig ervaren we nog steeds dat veel mensen zich wel willen inzetten voor de vereniging.

Echter in de praktijk blijkt dat toch veel verenigingsklussen worden uitgevoerd door dezelfde (bestuurs)leden vaak vrijwillig. Dit laatste zorgt ervoor dat de belasting van deze mensen, naast het oefenen op hun instrument, binnen de vereniging hoog is hetgeen in veel gevallen ook leidt tot het uitvoeren van de meest belangrijke praktische zaken om de vereniging draaiende te houden. En hier zit nu ook meteen de crux.

Het is natuurlijk fijn als de praktische zaken binnen een vereniging netjes uitgevoerd en geregeld worden. Zolang dit door een aantal leden wordt gedaan is er niets aan de hand en kan een vereniging goed functioneren. Het wordt problematisch als het aantal vrijwilligers minder wordt en er taken door te weinig mankracht en tijdsdruk blijven liggen.

Managementboek
In managementboeken worden deze dagelijkse klussen operationele taken genoemd die voortkomen uit een bepaalde tactiek. Met andere woorden ‘wat gaan we doen?’, ‘hoe deden / doen we het altijd? ’wat moet er gebeuren?’, ‘wat is de taak?’ en ‘wie voert het uit?’.

Binnen TacT Muziek zien we deze manier van werken binnen muziekverenigingen veelvuldig. Het is snel, efficiënt, doeltreffend en leidt tot snel resultaat hetgeen weer volledig past binnen de huidige maatschappij. Toch schuilt hier ook het gevaar.

Aan de ene kant lijkt het zo eenvoudig. Oude draaiboeken en gewoonten uit de kast halen en de taken onder de mensen verdelen en uitvoeren tot het gewenste resultaat. Maar herhaal je deze manier van werken jaar in jaar uit dan verliest het kracht. Zeker als in het proces ook nog andere mensen taken over gaan nemen. Zo verliest de goed bedoelde verenigingsactiviteit aan kracht en weet uiteindelijk niemand meer waarom we het eigenlijk zo doen. Met als gevolg dat mensen zich niet meer betrokken voelen, geen persoonlijk succes ervaren tijdens het project en afhaken.

Een ander gevaar bij het uitvoeren van de dagelijkse operationele taken is dat bestuurders vaak niet even goed nadenken over de consequenties van de taken op de hele verenigingsorganisatie. Neem nu een ledenwerfcampagne. We zien de meest fraai vormgegeven flyers met trots gedeeld worden. En ja we hebben succes! 40 enthousiaste kinderen maken met instrumenten muziek in het clubhuis. Ze weten niet van ophouden. Vol trots kijken jonge vaders en moeders vanaf de zijlijn toe hoe hun kroost plezier beleeft aan de muziekvereniging. Als je geluk hebt zijn er één of twee mensen van de vereniging die vriendelijk goedendag zeggen en snel verder gaan met de uitvoer van hun taken. Vraag je nog naar het eindresultaat van deze campagne? Kortom de goedbedoelde uitvoering van een minder overwogen taak kan nadelige consequenties hebben binnen de hele organisatie van de vereniging.

Even terug naar het managementboek. De verenigingstaken zijn zoals gezegd operationele taken die voortkomen uit een bepaalde tactiek. Nog steeds niets mis mee. Maar wil je échte verandering, wil je écht succesvol zijn binnen jouw vereniging dan bestuur je een vereniging vanuit een duidelijke strategie. In deze strategie staan bijvoorbeeld het waarom van jouw vereniging, de doelen van de vereniging, de koers richting de toekomst, een missie een visie enzovoort, Kortom het gaat om het beleid van de vereniging! De tactische en operationele zaken en dus de verenigingsklussen komen hier vanzelf uit voort.

Zoals we al eerder zeiden worden de reguliere taken en klussen binnen een vereniging uitgevoerd door een aantal enthousiaste (bestuurs)leden en vrijwilligers. Hoe meer handen hoe lichter de last. Echter door afname van vrijwillige hulp en beperkte tijd- en energie-investering van leden binnen de vereniging is er hierdoor vaak minder tijd voor de strategische zaken binnen de vereniging. Ze blijven eenvoudigweg liggen. Resultaat is uiteindelijk, dat een vereniging niet mee beweegt met de ‘tand des tijds’ met alle gevolgen van dien.

Toegegeven, de strategische aspecten binnen een vereniging zijn ook de zaken die het meest tijd, energie, knowhow en doorzettingsvermogen vergen. Het kost ook meer tijd voordat je succes ervaart. Het zijn de dingen voor de lange termijn. Echter als je succesvol wilt zijn en je wilt een vitale muziekvereniging die mee beweegt met de tijd dan zul je hierover moeten nadenken.

ConTacT Online
Doordat verenigingen op dit moment vrijwel stil liggen en er dus minder praktische operationele zaken zijn is het misschien nu een mooie gelegenheid om na te denken over de toekomst van de muziekvereniging. Binnen TacT Muziek willen we bestuurders van verenigingen hierbij helpen. Hiervoor hebben wij ConTacT Online ontwikkeld. Deze dienstverlening is gratis beschikbaar voor alle muziekverenigingen in Nederland.

We staan vanaf nu klaar om met bestuurders in gesprek te gaan over hun muziekvereniging. Het spreekt voor zich dat we dit online doen via een conference call vanuit de bestuurskamer of gewoon thuis.

Tijdens het online gesprek kunnen bestuurders vragen, ideeën, ambities en dromen bespreken met een van onze professionele adviseurs. Verder kun je samen brainstormen over een gek idee, bijzonder plan, of goede oplossing. We proberen op die manier verenigingen en hun bestuurders te enthousiasmeren om eens op een andere manier met de vereniging bezig te zijn.

Met ConTacT Online willen we graag iets positiefs doen om verenigingen nu en in de toekomst gezond en vitaal te houden.

Meer weten? Stuur een mail naar: info@tactmuziek.nl
Òf maak direct een afspraak voor ConTacT Online en ga naar: https://www.tactmuziek.nl/contactonline.html

KNMO Klankwijzer is hét nieuws- en informatieplatform van de instrumentale amateurmuziek. Schrijf je hieronder (oranje balk) in voor de gratis nieuwsbrief en je ontvangt ook de digitale nieuwskrant automatisch in je mailbox. Of like: https://www.facebook.com/klankwijzer